Teil 3: Ortsunabhängiges Arbeiten, digitale Nomaden und Homeoffice

Hardware-Gadgets fürs ortsunabhängige Arbeiten und auf Reisen

Heute möchten wir euch ein paar nützliche Online-Tools für ortsunabhängiges Arbeiten und das Home-Office vorstellen. Einige davon kennt ihr wahrscheinlich schon. Fangen wir mit den beliebtesten Programmen und Apps für das papierlose Büro an:

Weltweit telefonieren

Wer als Selbständiger oft unterwegs ist oder gerne reist, telefoniert wahrscheinlich am günstigsten mit Skype. Das ist per App auf dem Smartphone, Tablet oder auf dem Laptop problemlos mit stabiler Verbindung und guter Sprachqualität möglich. Habt ihr viele Kunden in Deutschland, die euch im Ausland anrufen wollen, könnt ihr euch eine deutsche Skype-Nummer zulegen. So telefonieren eure Anrufer aus Deutschland zum Festnetztarif mit euch, wenn sie selbst keinen Skype-Accout haben. Insgesamt kann man bis zu 10 Nummern mit den verschiedensten Ländervorwahlen buchen.

Auch der umgekehrte Weg ist möglich: Mit Skype Guthaben könnt ihr günstig in andere Länder telefonieren oder SMS senden. Skype bietet hierfür verschiedene Tarife und Abos an, die zum Großteil günstiger sind, als würde man mit einem lokalen Tarif ins Ausland telefonieren.

Außerdem ist über Skype auch die Bildschirmübertragung möglich, wie man sie z.B. von TeamViewer kennt. Das erleichtert die Einarbeitung oder Erklärung von neuen Programmen und Abläufen mit Kunden oder Kollegen, während ihr telefoniert.

Kostenlos faxen mit eigener Faxnummer

Mein absoluter Liebling aller Online-Dienste ist cospace. Wir haben nie ein Faxgerät besessen, aber manche Dinge erledigt man einfach schneller per Fax. Zum Beispiel wenn der Empfänger keine Email-Adresse hat (was heute eher selten ist). Ich habe schon länger nach einer App zum Faxen gesucht und auch einige getestet, die mich aber alle nicht überzeugen konnten. Die meisten Services arbeiteten eher unzuverlässig. Man konnte also nicht sicher sein, dass das Fax überhaupt beim Empfänger ankommt.

Anfang des Jahres habe ich dann cospace entdeckt und schon einige Faxe damit versendet, die alle zuverlässig zugestellt wurden! Bis zu 50 Seiten kann man pro Monat faxen und unbegrenzt viele Faxe empfangen, ohne einen Cent bezahlen zu müssen. Man bekommt eine eigene Fax-Nummer mit Ortsvorwahl nach Wunsch. Per Email werdet ihr über neue, eingehende Faxe informiert.

Weitere Funktionen sind noch der 5 GB Online-Speicher, integrierter Anrufbeantworter und die Festnetz-Flatrate für Telefonkonferenzen.

Notizen und Listen erstellen

Ein weiteres (für mich unverzichtbares) Tool ist die App Wunderlist, die es für Smartphone, Computer oder als Browser-Erweiterung gibt. Schnelle Notizen, die Einkaufsliste, ToDo-Liste, spontane Ideen und Aufgaben etc. gehen so nie mehr verloren. Auch eine Erinnerungsfunktion gibt es. Durch die Sync-Funktion sind eure Listen auf allen Geräten up-to-date.

Wem Wunderlist nicht reicht, kann sich entweder die Pro Version kaufen oder das umfangreiche Evernote nutzen.

Cloud-Speicher

Die bekanntesten Anbieter sind hier wahrscheinlich Dropbox und Google Drive. Beide haben die Freigabemöglichkeit, sodass ihr eure Dateien mit Freunden teilen oder gemeinsam mit euren Kollegen Dokumente bearbeiten könnt. Wichtige Dokumente habt ihr immer zur Hand, denn beide Clouds gibt es auch als App.

Wer viel Wert auf Datenschutz und Sicherheit legt, kann bei cloudly seine Daten vollautomatisch syncen und ganze Backups erstellen. Das Programm läuft unbemerkt im Hintergrund, während ihr in Ruhe weiter arbeitet. Cloudly bietet mehrere Pakete für Backup, Sync oder beidem an. Das günstigste Backup-Paket beginnt schon bei 2,99 € im Monat für 500 GB. Sogar die Sicherung auf einem eigenen NAS-System wird angeboten! Was will man mehr?!

Rechnungen und Buchhaltung

Ja, auch das geht mittlerweile alles online: Kunden verwalten, Rechnungen erstellen, Belege einscannen und speichern, Zahlungseingänge überwachen, Projektverwaltung und Zeiterfassung sowie Dokumentenarchivierung. Fastbill ist bei vielen Selbständigen, Freelancern und Kleinunternehmen sehr beliebt und spart kostbare Zeit beim Schreiben von Rechnungen. Viele Aufgaben lassen sich automatisieren und eure Rechnungen und Zahlungserinnerungen lassen sich einfacher und schneller gestalten, wie mit den üblichen Office-Anwendungen. Fastbill wirbt mit regelmäßigen Backups und SSL-Verschlüsselung eurer Daten. Das kleinste Paket könnt ihr schon für 5,00 € im Monat buchen.

Mehr Tarifauswahl hat man bei billomat. Vor allem wenn ihr als selbständiger Online-Unternehmer eher wenige „Großkunden“ betreut, lohnt sich billomat! Hier könnt ihr kostenlos bis zu 5 Rechnungen pro Monat erstellen, euer individuelles Briefpapier einbinden und die Rechnungen per Email, Post oder Fax versenden lassen.

Wem das alles noch nicht reicht, kann immer noch auf Lexoffice ausweichen: Der online Rechnungs- und Buchhaltungsdienst aus dem Hause Lexware bietet eine ganze Palette an Funktionen für nur 4,90 € im Monat. Sogar das eigene Bankkonto lässt sich mit der Software verbinden, sodass Überweisungen und auch die automatische Überprüfung von Zahlungseingängen möglich sind. Letztere kann Lexoffice der jeweiligen Rechnung zuordnen und diese als bezahlt oder überfällig markieren, was euch eine Menge Zeit spart. Das TÜV-geprüfte Rechnungsprogramm kann sich mit der Steuersoftware ELSTER verbinden und ermöglicht eurem Steuerberater den Zugriff auf eure Unterlagen.

Die genannten Services haben wir selbst getestet und können sie daher besonders Freelancern, Selbständigen, Online-Shopbetreibern und Kleinunternehmern empfehlen.

Im nächsten Post gehen wir noch einige „physische“ Helferlein durch, die euch unterwegs das Arbeiten erleichtern können 🙂